COME GESTIRE RIUNIONI A DISTANZA IN MODO EFFICACE

Da ormai più di un mese molte sono le aziende che sono costrette a lavorare con modalità di telelavoro. Per telelavoro si intende un modo di lavorare indipendente dalla localizzazione geografica dell’ufficio o dell’azienda, facilitato dall’uso di strumenti informatici e telematici e caratterizzato da una flessibilità sia nell’organizzazione, sia nella modalità di svolgimento. Lavorare a distanza significa organizzarsi non solo il proprio lavoro ma anche quello dell’intero gruppo che deve continuare a cooperare senza la possibilità di una presenza fisica. Quindi, l’obiettivo è quello di mantenere il contatto con i propri colleghi (lavorando ognuno dalla propria abitazione) e assicurare la continuità del business anche in questo periodo di emergenza.

Tra le varie attività del lavoro a distanza, quella che viene considerata dai lavoratori come la più “scomoda” riguarda la gestione efficace delle riunioni. Si tratta di una situazione che mostra sicuramente le maggiori differenze rispetto alla normale routine quotidiana di costante presenza fisica.

Perché le riunioni sono così fondamentali?

Durante le riunioni si scambiano idee, si assegnano incarichi, si assumono impegni e il brain storming assume un ruolo centrale. Faccia a faccia, in collegamento virtuale o combinando entrambe le modalità, le riunioni sono un’opportunità per confrontarsi con i colleghi, discutere di progetti critici e problematiche, individuare i passi successivi da compiere per portare a termine il lavoro in corso e collaborare per ottenerne altri. Se strutturate efficacemente, le riunioni sono produttive, stimolanti e fruttuose, poiché diventano un potente strumento decisionale, di aggregazione e motivazionale. In caso contrario, risultano fonte di distrazione, sono noiose e prive di scopo: un’enorme perdita di tempo. Le riunioni hanno lo scopo di condurre le persone a comunicare. Un gruppo di persone che si riunisce, condividerà informazioni di valore o proporrà idee innovative. Per raggiungere un risultato positivo, è fondamentale mettere assieme le persone giuste e far capire a ciascuno il proprio ruolo.

Per questo motivo di seguito verranno definiti alcuni punti-chiave per gestire al meglio le riunioni in telelavoro, sia dal punto di vista tecnologico, che da quello organizzativo e di coordinamento.

Organizzare riunioni a distanza

Definire un regolamento

In una riunione online può essere difficile gestire gli interventi dei vari partecipanti, con il rischio di avere più voci in contemporanea e ridurre al minimo la comprensione. Creare un regolamento di gestione della riunione può semplificarne lo svolgimento e renderla più efficace. Ecco un paio di consigli:

• richiedere l’intervento attraverso l’alzata di mano (in presenza di supporto video) oppure prenotando il proprio turno nella chat della conference call;
• spegnere il microfono quando non si deve parlare;
• dare un limite massimo per le presentazioni, dando priorità ad interazione e confronto, perché la soglia dell’attenzione “a distanza” è più bassa rispetto alle riunioni in compresenza.

I compiti dell’organizzatore

L’organizzatore deve:

• Identificare obiettivi chiari;
• Impostare un ordine del giorno e condividerlo per tempo;
• Fornire materiali di lettura preparatori;
• Fornire i collegamenti corretti, i numeri di chiamata e i codici di accesso, testando inoltre gli strumenti di collaborazione virtuale in anticipo;
• Al termine della riunione riassumere i punti chiave per assicuravi un allineamento del pensiero generale;
• Definire le “azioni” da fare appena terminata la riunione, in modo tale che ogni partecipante sappia esattamente come agire in risposta alle tematiche affrontate. Solitamente è buona prassi che il meeting sia seguito da una email/documento riepilogativo condiviso dall’organizzatore (o un suo collaboratore) con tutti i partecipanti.

Il ruolo dei partecipanti

I partecipanti devono:

• Posizionarsi in un ambiente tranquillo per ridurre al minimo i suoni e le distrazioni mentre si effettua la chiamata;
• Comprendete il proprio ruolo nella riunione e lo scopo della stessa;
• Prepararsi adeguatamente: leggere l’ordine del giorno e i materiali per la riunione;
• Lasciarsi coinvolgere: ascoltate, riflettete e contribuite;
• Restare concentrati: resistete alla tentazione di occuparvi di più compiti contemporaneamente;
• Prestare attenzione alle azioni per cui sono i responsabili.

Punti-chiave tecnologici

• Prima di tutto bisogna utilizzare una tecnologia di facile integrazione: non c’è uno standard univoco per le video conference, per cui è necessario assicurarsi che la propria piattaforma sia di facile integrazione con altri sistemi. Alcune soluzioni più utilizzate a livello aziendale sono: Microsoft Teams, Zoom, Skype for business.
• La qualità video: la comunicazione non-verbale è fondamentale nel comprendere i messaggi e questa, nelle riunioni in telelavoro, può facilmente essere persa se la qualità del video non è buona (espressioni facciali, gesti, postura). Per questo dotarsi di una strumentazione adeguata è fondamentale: una fotocamera di qualità e una connessione internet stabile e potente, che eviti cadute di linea e continue interruzioni.
• La qualità audio: Un’acustica scadente in una chiamata in conferenza spesso è arginabile tramite dispositivi vivavoce con sistema di cancellazione dell’eco. Cuffie/auricolari e microfono a cancellazione del rumore sono uno strumento indispensabile per chi partecipa a una chiamata. E, se gli utenti che non intervengono possono escludere il proprio microfono, la chiamata in conferenza è più comprensibile e produttiva;
• Prove generali: è importante fare sempre una prova generale della strumentazione per non farsi trovare impreparato nel momento della riunione.
• Batteria carica: assicuratevi che il vostro pc/telefono sia sufficientemente carico ad alimentare il vostro dispositivo per tutta la riunione, anche qualora dovesse dilungarsi.
• Sistema di backup: Tieniti sempre pronto con una soluzione di backup, in modo tale che se qualcosa andasse storto puoi ridurre al minimo lo spreco di tempo e proporre una soluzione alternativa per il regolare svolgimento del meeting. Ad esempio è possibile gestire l’audio attraverso il telefono, pur mantenendo la riproduzione video con lo schermo del PC.

Le 7 virtù per il mondo delle riunioni virtuali

1. CHIAREZZA: Parlate quando necessario e chiaramente per essere sentiti e compresi.
2. COERENZA: Negli ambienti virtuali, i partecipanti incappano in numerose distrazioni. Pertanto, attenetevi all’ordine del giorno. Potrete poi consentire al gruppo di introdurre ulteriori argomenti alla fine dell’incontro.
3. MODERAZIONE: Potenza e tono della voce svolgono un ruolo molto importante, specialmente nelle riunioni con solo audio: a volte tutto dipende da come si pronuncia una frase e non dal suo contenuto.
4. SILENZIO: Se non è il vostro turno, restate in silenzio. Il rumore di fondo crea distrazione.
5. INTRAPRENDENZA: Siate attivi nella conversazione, ma non prevaricate. Quando si partecipa in remoto a un incontro, è fin troppo semplice distrarsi oppure intervenire senza dare modo agli altri di confutare le vostre affermazioni.
6. PAZIENZA: Abbiate particolare tatto con i partecipanti la cui lingua madre non è quella utilizzata nella riunione. Ascoltate attentamente e parlate lentamente.
7. IMPEGNO: È semplice distrarsi quando si partecipa a una riunione in chiamata. Concentratevi su quanto viene detto e intervenite nella discussione quando è possibile.

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