Compiti, deleghe e ruoli: il mix vincente per una collaborazione aziendale di successo

Ci sono diversi motivi che portano i dipendenti a litigare in azienda e a compromettere il clima aziendale e la produttività. Tra questi ci sono: ambiguità dei ruoli, scarso coordinamento e conflitti di personalità dovuti a stili di lavoro incompatibili. Spesso, sbagliando, i ruoli hanno solo un nome, lasciando spazio alla libera interpretazione e determinando degli errori che impattano negativamente sull’azienda perché vengono erroneamente interpretati, compromettendo le aspettative reciproche tra azienda e dipendente.

Infatti, le organizzazioni di successo dispongono di informazioni dettagliate sui requisiti personali e professionali necessari per ricoprire correttamente un ruolo e per tale motivo risultano di vitale importanza il mansionario, l’organigramma, job description (compito professionale con gli strumenti da utilizzare) e job specification (valori, tratti di personalità, competenze trasversali). Questo per avere un quadro completo di tutte le attività svolte in azienda con le responsabilità, posizioni, compiti e ruoli.

Per evitare sovrapposizioni e perdite di tempo, è evidente come non basta una semplice etichetta per definire un ruolo o una mansione ed è necessario non confondere il concetto di ruolo (che riguarda le responsabilità generali assegnate alla persona) con la definizione di compito (attività specifica che deve essere svolta per raggiungere gli obiettivi di ruolo).

Quindi, qual è lo scopo dell’analisi approfondita del lavoro?

• ridurre i tempi della selezione, nel momento in cui un lavoratore abbandona la sua postazione;
• riformulare le mansioni ed i compiti in base a come cambia il mercato del lavoro;
• introdurre un processo di formazione, soprattutto se il dirigente si accorge della presenza di un gap da colmare tra le richieste e le risorse;
• attuare un processo di valutazione delle prestazioni in base agli obiettivi prefissati per quella mansione. Cosa che non sarebbe possibile senza una corretta e dettagliata analisi del lavoro;
• avere ben chiare le responsabilità di tutti;
• conoscere le aspettative connesse al compito.

Il processo di coordinamento ed il processo di delega tra i membri del team sono sempre delle attività connesse all’analisi del lavoro. Lavorare sul coordinamento consente di prevenire i conflitti interni all’azienda e di promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e armonioso. Tuttavia, è fondamentale saper anche lavorare con le deleghe in modo da individuare le persone giuste per un compito specifico, ridurre lo stress, sviluppare la fiducia, migliorare il clima e la produttività aziendale.

Psyche at Work crede fortemente nella promozione della felicità e del benessere all’interno dei luoghi di lavoro e supporta team e professionisti nella ricerca di soluzioni mirate a promuovere organizzazioni più sane e produttive.

Per favorire il processo di coordinamento, delega e cooperazione il nostro team utilizza, tra le varie attività, strumenti quali il Delegation Poker & Delegation Board per rendere trasparenti i processi decisionali.

In particolare, il Delegation Poker consente di chiarire chi è responsabile di cosa e a quale livello. Invece, il Delegation Board consiste nel rappresentare su uno schema tutti i livelli di delega in base all’area decisionale. L’obiettivo di tali attività è quello di offrire ai dipendenti un quadro chiaro di come le responsabilità decisionali sono distribuite e di attuare dei cambiamenti nel momento in cui è possibile ottimizzare il processo decisionale.

Se ti interessa essere guidato nella ridefinizione dei ruoli e dei compiti del tuo team, nonché nei processi di delega e decisionali, non esitare a contattarci.

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