17 Mar 2021

IL TIME MANAGEMENT

IL TIME MANAGEMENT

Il time management (o gestione del tempo) consiste in una strutturazione sistematica, basata su delle priorità di allocazione temporale e una distribuzione tra richieste concorrenti. Tutto questo si traduce in una serie di strategie e di pratiche volte alla realizzazione di specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato lasso di tempo. È un processo di pianificazione controllo del tempo utilizzato in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

Il tempo è una risorsa limitata. È indispensabile scegliere su cosa concentrare i nostri sforzi per evitare il rischio di disperdere le nostre energie e girare a vuoto.

“Non ho tempo” è la constatazione da cui dobbiamo partire per costruire un’efficace gestione delle nostre attività lavorative. Sempre e comunque non abbiamo il tempo per poter riuscire a fare tutto, è appunto per questo motivo che già da oggi eviteremo di sprecarlo.

MA COME SI GESTISCE IL PROPRIO TEMPO?

Saper gestire al meglio il proprio tempo è una delle capacità più importanti da acquisire, e/o migliorare, se nella vita si vogliono realizzare grandi cose, in qualsiasi campo e, soprattutto, in quello lavorativo.

Le strategie di gestione del tempo sono spesso associate con la raccomandazione di impostare obiettivi personali, un progetto, in un piano d’azione, composto da un elenco di attività semplici. Sia per le attività individuali che per gli obiettivi si può stabilire un punteggio di importanza, istituire scadenze e priorità assegnate. Si raccomanda un periodo di programmazione giornaliera, settimanale, mensile o di altro tipo nei diversi campi di pianificazione o di revisione.

La corretta gestione del tempo prevede l’equilibrio tra le azioni che “dobbiamo” fare e quelle che “vogliamo” fare. Se non stiamo gestendo il nostro tempo lavorativo (atteggiamento proattivo) significa che è il tempo lavorativo che sta gestendo noi (atteggiamento reattivo). Nella gestione proattiva delle nostre attività facciamo in prevalenza quello che abbiamo deciso e quindi le cose più importanti, invece nella gestione reattiva facciamo quello che altri o gli eventi ci richiedono (e magari non le cose più importanti).

Ogni giorno, ogni mese, ogni anno abbiamo tutti la stessa quantità di tempo, ma ognuno di noi lo impiega in maniera molto diversa con risultati molto diversi. La causa di mancati obiettivi non va ricercata nella carenza di tempo avuto a disposizione, ma nel come si sono scelte ed effettuate le attività. Non abbiamo bisogno di più tempo, ma di utilizzarlo nel modo migliore per dare più valore al nostro tempo e di conseguenza alla nostra vita.

IMPORTANTE vs URGENTE

Assodato che non possiamo inventarci del “nuovo tempo”, tutto quello che possiamo fare è gestire al meglio quello che abbiamo, organizzando e limitando le azioni inutili che ci rubano del tempo prezioso. Occorre non confondere la quantità di lavoro (ore di lavoro) con la qualità del lavoro (risultati ottenuti e livello di soddisfazione personale) e, soprattutto, ciò che è urgente con ciò che è importante!

Le attività urgenti sono quelle per le quali è indispensabile essere veloci nella risposta o nella reazione, mentre le attività importanti sono quelle attività che danno un ritorno e che è vitale concretizzare.

I TRE GRANDI AMBITI DEL TIME MANAGEMENT

Occorre decidere di dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all’organizzazione del nostro futuro, e passare da una gestione del tempo come “giornate di lavoro da riempire” (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad “organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi”.

La maggior parte dei problemi nella gestione del tempo è compreso in tre grandi ambiti:

  • pianificare e programmare il futuro definendo gli obiettivi finali ed intermedi della nostra attività;
  • agire in modo da portare a termine le attività ad alta priorità;
  • gestire le relazioni interpersonali in modo efficace ed efficiente.

La prima regola del time management è “Scegliere cosa fare nel tempo dato”; la seconda è “Scegliere come farlo”, che consiste fondamentalmente in cinque punti fondamentali:

  1. Eliminare gli sprechi di tempo che non danno niente e magari creano un senso di colpa
  2. Dare ordine alle attività, nella vita e nel lavoro, stabilendo valori, priorità e programmi temporali
  3. Adottare comportamenti più efficienti, che migliorino cioè il nostro uso del tempo
  4. Adottare tecnologie e strumenti che ci autodisciplinino e migliorino il rapporto Risultati/Tempo impiegato (come ad esempio, la programmazione delle attività, un’agenda di time management, liste delle cose da fare, time organizer informatici, ecc.)
  5. Imparare a delegare a colleghi, collaboratori, dipendenti tutte le attività che non richiedono il nostro stretto o necessario intervento. Il processo di delega porta con sé anche un movimento di fiducia rispetto alle capacità operative del delegato della sua autonomia.

I LADRI DEL TEMPO

La prima cosa da fare nel “Time Saving” è di individuare i fattori di spreco, i cosiddetti “ladri del tempo“, dopodiché bisogna individuare quelli che dipendono direttamente da noi e quelli su cui, pur non dipendendo da noi, possiamo in qualche modo intervenire. Solo a questo punto, non c’è altro da fare se non eliminarli del tutto o in parte.

Molti sono i fattori che causano perdita di tempo un po’ dovunque:

  • le interruzioni (telefonate, mail, social network, ecc.)
  • l’abitudine a rimandare o lasciare/riprendere lavori incompleti
  • l’incapacità a definire le priorità
  • l’incapacità a dire di “no”
  • l’incapacità a delegare
  • comunicazioni, istruzioni, informazioni non chiare
  • le visite inaspettate
  • le riunioni improduttive
  • la gestione delle crisi
  • voler far troppo in una sola volta
  • la disorganizzazione d’ufficio
  • indecisioni e rinvii
  • collaboratori inadeguati, non preparati
  • attribuzioni di responsabilità non chiare
  • la carenza di autodisciplina
  • la socializzazione.

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