LA GESTIONE DI UN TEAM A DISTANZA

Il coronavirus ha cambiato il mondo del lavoro e la sua organizzazione, forzando le aziende ad abbracciare il lavoro da remoto come non era mai successo prima. La sfida non è scevra di problemi e difficoltà, come ad esempio quello di gestire un team di lavoro a distanza.

L’idea di gestire un team di lavoro a distanza fino a soli 20 anni fa era pura follia. Internet ha cambiato la storia, e le Aziende stanno imparando ad adeguarsi. Nel mondo moderno in continua evoluzione e in rapido sviluppo, è quasi impossibile immaginare qualcosa di stabile e stazionario. La comunicazione, il lavoro di squadra e la società stessa sono cambiate radicalmente. Oggigiorno, infatti, sempre più aziende e freelance offrono i loro servizi a livello globale, trasformando il posto di lavoro virtuale da una mera eccezione alla normalità. Questa tendenza offre innumerevoli opportunità a professionisti ed aziende da ogni angolo del mondo. In Italia sempre più aziende attivano processi di lavoro a distanza, trasferendo parte del lavoro del personale in modalità remota. Gestire in modo efficace una squadra da remoto rappresenta, quindi, la nuova sfida per i project manager!

Ecco allora una serie di suggerimenti per aiutare il project manager nella organizzazione e gestione di un team di lavoro a distanza.

1. Scegliere i profili più giusti per il team

Il primo punto fondamentale riguarda la scelta dei profili più giusti per il team. Tutti sognano di lavorare comodamente da casa, ma solo pochi riescono a farlo. Riuscirci effettivamente con professionalità e senza farsi sopraffare dalle attività quotidiane non è semplice. In un ufficio tradizionale, l’ambiente è forzatamente più sociale e si interagisce con i colleghi anche perché evitarli è praticamente impossibile. Alcune persone hanno bisogno di quel livello extra di responsabilità sociale per funzionare correttamente nella loro posizione ma ci sono anche altre persone che riescono a gestirsi da sole, riuscendo, anche a distanza, ad organizzare il proprio carico di lavoro in autonomia e ad essere allineate con il lavoro del team. È fondamentale quindi assumere questo secondo tipo di lavoratore in un team che deve lavorare a distanza. Questa persona non ha bisogno di stare con gli altri per lavorare febbrilmente e proficuamente al suo compito. Squadre remote efficaci sono composte da individui auto-motivati che possono completare i compiti in tempo senza essere gestiti da vicino. Questi lavoratori devono essere impegnati nella comunicazione e sanno che una comunicazione chiara, dettagliata e continua è vitale per un team in buona salute. Inoltre, si impegneranno e faranno ogni sforzo per interagire con il resto del team ogni giorno. In generale, però, è molto più facile fingere di essere un professionista su Internet che nella vita reale. Pertanto, prima di assumere qualcuno, è necessario assicurarsi della sua competenza, della sua esperienza e delle sue conoscenze del settore. Ma come si fa quindi a sapere se una persona è realmente quella giusta per il lavoro? Una possibile e semplice soluzione è di iniziare con una prova e probabilmente basteranno un paio di settimane per capire se il collaboratore è valido per il progetto o se è meglio cercare ancora.

2. La Comunicazione
   

Il secondo punto su cui focalizzarsi è quello della comunicazione che risulta essere una chiave fondamentale all’interno della gestione di un gruppo di lavoro a distanza. Una comunicazione chiara e regolare è la chiave del successo di qualsiasi lavoro di squadra ed infatti nel caso di team remoti, l’interazione continua e fluida rappresenta la linfa vitale. Oggigiorno c’è un’abbondanza di servizi gratuiti o a pagamento che facilitano la gestione del team virtuale. A seconda dello scopo della comunicazione e della sua urgenza, si può scegliere lo strumento più adatto ai membri del team. La chat, ad esempio, si è dimostrato da subito uno strumento molto apprezzato e diffuso. Essa rappresenta infatti un unico luogo per comunicare, parlare dei singoli progetti ed avere la cronistoria di quanto accaduto. Capita spesso, infatti, che nelle discussioni emergano attività da farsi, non programmate o previste. Chattare con i colleghi, anche senza parlare sempre di lavoro, non danneggia certamente il processo ma al contrario, aiuterà le persone a legarsi più strettamente, proprio come una squadra. Questo aiuterà ogni componente a sentirsi importante per gli altri membri del team. Dunque se in generale, la strategia migliore è quella di avere tutto in un solo luogo, esistono alcuni casi in cui è necessario utilizzare altri strumenti di comunicazione. Questo avviene quando le situazioni si complicano e ci sono problemi che devono essere gestiti “faccia a faccia”. Skype, Google Hangouts, GoToMeeting o altri software di videoconferenza sono a volte indispensabili per una collaborazione remota di successo. A volte, è necessario vedere le emozioni di una persona e parlarci direttamente per capire come stanno andando le cose. Tutto ciò serve ad avere il polso di cosa sta realmente accadendo dall’altra parte. Inoltre, è consigliabile inoltre pianificare dei meeting regolari, settimanali o mensili e la cadenza sarà dettata dalla frequenza con cui è necessario comunicare con il team. In questo modo, è possibile capire lo spirito con cui i collaboratori stanno lavorando e questo di conseguenza aiuterà il Project Manager ed essere sicuro dell’allineamento del Team sugli obiettivi di progetto.

Gli strumenti utili per la comunicazione

Gli strumenti che vengono utilizzati per la comunicazione ed il controllo all’interno del team sono importanti ma, sfortunatamente, non determinano sempre il successo del progetto su cui si sta lavorando. Il successo del progetto infatti dipende sempre dalle persone assunte e dal modo in cui si costruisce il processo di lavoro complessivo. Quando si ha a che fare con un team a distanza, la risposta ad una domanda del project manager potrebbe non essere immediata ed infatti, a volte, il project manager potrebbe aspettare molte ore prima di ricevere una risposta. Questo a causa, ad esempio, di una differenza di fuso orario. Ecco perché è necessario implementare un sistema facile e trasparente di tracciamento e segnalazione dei progressi. Ogni professionista dovrebbe avere una chiara visione e comprensione del passo che sta facendo e di quello che verrà dopo. Strumenti per la gestione del team in remoto aiutano tutti i membri del team ad essere sulla stessa linea d’onda.

 In generale questi strumenti aiutano le persone a:

• rimanere organizzate;
• pianificare il lavoro in modo efficace,
• essere più produttive.

Ruoli, obiettivi e aspettative ben definiti aiutano ogni membro del team a svolgere i task in modo più produttivo e indipendente.

3. L’importanza dei feedback e la fiducia

Un ulteriore punto fondamentale è dato dal fatto che ogni relazione salutare si basa sulla fiducia e sulla comunicazione e ovviamente la gestione remota del team non fa eccezione a questa regola.

Il project manager deve essere consapevole delle aspettative della squadra ed i collaboratori, a loro volta, dovrebbero sapere esattamente cosa il project manager si aspetta da loro. È facile infatti perdere la motivazione e “la guida” quando si lavora lontano dal resto del team e quando la comunicazione non è eccellente. Per questo costruire un ascolto empatico è fondamentale e proprio per questo motivo un buon manager di team remoto non dovrebbe solo preoccuparsi del completamento delle attività.

Dovrebbe anche mostrare un genuino interesse per il benessere generale dei membri del team,interessarsi della loro soddisfazione per il lavoro ed essere attento ad eventuali ulteriori aspettative. L’auto-motivazione di un dipendente è un must per i lavori a distanza ed infatti essa non durerà per sempre senza una corretta comunicazione, feedback e interazione.

Inoltre, anche chiedere regolarmente al team un feedback è fondamentale. Se si sono ingaggiate persone preparate e volenterose, perché non chiedere loro quanto sono soddisfatti del modo in cui stanno andando le cose? Perché non chiedere quali sono le loro idee su eventuali miglioramenti dei processi aziendali? Una nuova prospettiva ed una idea pervenuta dal Team remoto, può migliorare molto lo sviluppo del progetto.

In conclusione è possibile affermare quanto il mondo della tecnologia sia fantastico e quanto possa rendere quasi tutto possibile. Ma, d’altro canto, siamo esseri umani e per noi “essere in relazione” è un elemento fondamentale. Nell’era della tecnologia si sta mostrando in tutta la sua pienezza l’altro aspetto della medaglia. Gestire team remoti quindi rappresenta sicuramente una sfida in quanto a distanza, organizzare il processo di lavoro, monitorare le attività dei membri del team e tenere traccia del flusso del lavoro è molto più difficile che in un ufficio. Tuttavia, i semplici consigli all’interno di questo articolo aiuteranno in questo compito.

In questo modo, sarà possibile avere un gruppo di dipendenti fedeli, laboriosi, produttivi e soddisfatti che aiuteranno a raggiungere prima gli obiettivi aziendali.