Comunicazione efficace: caratteristiche e vantaggi

La capacità di comunicare in modo efficace con i superiori, i colleghi e lo staff è essenziale, indipendentemente dal settore in cui si lavora. I lavoratori nell’era digitale devono sapere trasmettere e ricevere in modo efficace i messaggi di persona, nonché tramite telefono, e-mail e social media . Buone capacità comunicative sono necessarie per ottenere ingaggi, promozioni e ad avere successo durante la carriera.

Le abilità comunicative possono essere schematizzate come segue.

1. Ascolto

Essere un buon ascoltatore è uno dei modi migliori per essere un buon comunicatore. A nessuno piace comunicare con qualcuno che si preoccupa solo di esprimere le proprie opinioni e non si prende il tempo di ascoltare l’altra persona. Se non si è un buon ascoltatore, sarà difficile comprendere ciò che ti viene chiesto di fare.

Bisogna prendersi del tempo per praticare l’ascolto attivo. L’ascolto attivo implica prestare molta attenzione a ciò che l’altra persona sta dicendo, ponendo domande di chiarimento e riformulando ciò che la persona dice per garantire la comprensione. Attraverso l’ascolto attivo, si può capire meglio ciò che l’altra persona sta cercando di dire e si può rispondere in modo appropriato.

2. Chiarezza e concisione

Una buona comunicazione implica non parlare troppo o troppo poco. È necessario trasmettere il proprio messaggio nel minor numero possibile di parole, dire ciò che si vuole chiaramente e direttamente, sia che si parli con qualcuno di persona, che al telefono o via email. Pensare a cosa si vuole dire prima di dirlo sarà d’aiuto per evitare di parlare eccessivamente e / o di confondere il destinatario.

3. Cordialità

Attraverso un tono amichevole, una domanda personale o semplicemente un sorriso, sarà possibile aiutare i propri colleghi a impegnarsi in una comunicazione aperta e onesta con voi.

È importante essere gentili e educati in tutte le comunicazioni sul posto di lavoro. Questo è importante sia nella comunicazione faccia a faccia che scritta. Quando è possibile, è bene personalizzare le proprie e-mail dirette a colleghi e / o dipendenti.

4. Fiducia

È importante essere fiduciosi delle proprie interazioni con gli altri. La fiducia mostrata ai propri colleghi li aiuterà a far sì che loro credano in quello che si sta dicendo. Trasmettere fiducia non vuol dire farsi in quattro, ma anche solo essere attenti al contatto visivo o usare un tono fermo ma amichevole-

5. Empatia

Anche quando non si è d’accordo con un datore di lavoro, un collega o un dipendente, è importante capire e rispettare il punto di vista altrui. Usare frasi semplici come “Capisco cosa stai pensando” dimostra che hai ascoltato l’altra persona e rispetti le sue opinioni.

7. Apertura mentale

Un buon comunicatore dovrebbe entrare in qualsiasi conversazione con una mente aperta e flessibile, essendo disposti a discutere anche con persone con cui non si è d’accordo.

7. Rispetto

Le persone saranno più aperte a comunicare se viene trasmesso rispetto per loro e le loro idee. Azioni semplici come l’uso del nome di una persona, il contatto visivo e l’ascolto attivo quando una persona parla faranno sentire l’altro apprezzato.

8. Feedback

Essere in grado di dare e ricevere feedback in modo appropriato è un’importante abilità comunicativa. I manager e i supervisori devono continuamente cercare modi per fornire ai dipendenti feedback costruttivi, tramite email, telefonate o aggiornamenti settimanali. Dare feedback implica anche lodare – qualcosa di semplice come dire “buon lavoro” o “grazie per quello che hai fatto” ad un dipendente può aumentare notevolmente la motivazione.

Bisogna, inoltre, essere in grado di accettare e persino incoraggiare il feedback degli altri, chiedere chiarimenti se non si è sicuri del problema, e sforzarsi di implementare i feedback.

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